幫助你的老闆幫助你(Help Your Boss Help you) 心得摘要

看了一本很有意思的職場書,這書名取的真好:幫助你的主管幫助你

內容講如何建立員工和主管之間的職業關係(不是友誼關係),由於主管和員工這兩種角色的工作特性不同,那這種上級和下級關係的該如何相處。書中關注的場景是: 在一個有組織層級的公司中,專業有技術的員工和他的直屬主管,並且這個直屬主管還有他自己的主管,有個有指揮鏈的場景。

  1. 你和主管想要的不一樣,有衝突是正常的

你需要理解主管的優先事項,通常會和公司的優先事項更一致。而且級別越高,越貼近公司的需求,尤其會重視是否獲利。因此你和主管之間的任何衝突,你都會預設處於不利的地位。但難道只能 1. 乖乖聽話 或2. 離職 兩種選擇嗎?

這不是個可以被完全解決的問題,而是一種需要長期管理的情況,你需要去跟主管建立溝通關係,才能爭取得到你想要的結果。例如,軟體公司常見的案例就是工程師去導入一個新技術,然後這不一定是主管樂見的,因為主管擔心的問題比你多: 這個技術如果只有你會,那你就變成單點故障(single point of failure),萬一你離開了團隊怎麼辦?

如果你已經有一個好主管,那麼工作起來很容易,你就不用看這本書了。好主管在你犯錯或不確定怎麼做時,會告訴你並示範多年來他是怎麼做的、提供你發揮的空間、提供你所需要的合理資源,並且會再組織內出現政治問題時提供幫助。

可惜好主管少見,畢竟根據彼得原理,厲害的人要麻繼續升職直到他不適任,不然就是去尋找其他更大的舞台了。主管不了解細節技術是常見的,專業員工了解問題,大概知道如何解決。但仍須經理權衡各種解決方案,並決定何種方案,並依靠員工來執行。經理有比你更多的資訊來源,包括技術、財務等其他,也需要考量其他因素。

因此,「員工給建議,主管做決定」還是最根本的互動模式,不要為你的經理做決策,而是提供各種方案讓經理選擇。主管的工作就是為了團隊做出決定和確定優先權。

  1. Pro Tip: 回應快,先給主管 足夠好的答案 即可

主管有時候會問你一些開放問題,而你不知道怎麼回答,或是沒有簡單的答案。如果要完整回答需要花很多時間。這時候怎麼辦? 忽略他? 或是放下手上的工作?

答案是: 先快速地回答一個足夠好的答案即可,因為主管很可能也沒有給你足夠的需求情境(context)。到底只是隨口先問個意見? 還是想要你完整企劃?

範例回答:

以下是我所知道的______,以下是我的初步想法_____。如果需要完整研究,我需要________ 多少資源跟投入。
請問是否需要進一步花時間研究?

透過這樣的回答,你會神奇地發現十之八九,老闆只會回答: 沒關係,我瞭解了,這樣就夠了。

對老闆的快速反應能力,比其他方法都能更快與主管建立建設性的忠誠關係,因為你證明了你對老闆的任何要求都很認真且願意提供幫助。其實對其他同事也是如此,若同事能很快回答你,我們總是很高興的。

3. 如何建立有建設性的忠誠(constructive loyalty),主管和員工的期望有哪些

主管是你天然的盟友,但合作方式不是簡單的完全照主管的要求去做,因為這樣只會部分實現你想要的,而是應該希望主管在做出會影響你的決策時,能夠考慮到你的想法和需求。因此你的目標是建立一種有建設性的忠誠

信任是雙向的:

員工需要信任主管可以為他們打組織戰,員工負責工作的技術層面,管理者處理政治問題,例如資源爭奪,因為每個專案都必須證明預算的合理,這是主管的任務。員工也需要主管為你擔保,像客戶保證可以處理好問題。信任主管來獲得工作需要的資源,
好的主管能更好的對成本和收益進行合理的評估。新手主管則只會省錢。員工也期望主管在出現問題為你提供支持,盡最大努力提供資源,在你的職業生涯中提供幫助。

主管需要信任員工能夠做好工作,良好的信任也代表若員工若碰到不會處理的問題,會主動承認。當你卡住時承認。以及公開支持主管的決策。不要在任何人能聽到你的地方抱怨你的老闆,即使是間接的。所謂忠誠就是指你可以指望那個人的支持。信守承諾、履行承諾和在遇到困難時給予支持。會將自己成功和主管的成功掛鉤,就是得到支持。

4. 兩種對主管的重要訊息

每當與主管互動時,都要考慮如何傳達其中一條:

  1. 我明白了(I got this!): 表示承擔責任。這不意味你要什麼都知道,而是意味你會找出你不知道的部分,並在需求時尋求幫助
  2. 我支持你(I got your back!): 表示我們是一個團隊。請記住你的部分工作是讓你的主管在他們的主管眼中看起來不錯。如果主管的主管直接找你,你可以批評任何東西除了你的老闆,並堅持使用”我們”這個詞。當主管發現一名員工願意分擔責任並為他辯護時,主管會非常高興。

5. 囚徒困境: TFT 策略

你跟老闆的合作關係是一種 iterated 賽局,是可以有穩定的策略的。

若不喜歡老闆的行為決定,要在不威脅忠誠的情況下快速回應(push back)給主管知道,但同時也要繼續做好工作,千萬不要破壞基本忠誠關係。

避免陷入雙輸死局: 也就是既然主管對我不好,讓我也不要對他合作,你一但這樣想、主管也這樣想,雙方都退縮不合作,就會陷入死局很難做事,最後就是黯然離開而已。

自己心得: 剛入職場時,就聽過到 “公司給多少錢,我就做多少事” 的說法,現在想來就是一種賽局博弈: 員工覺得如果老闆對我好,我才會拼命做事。老闆覺得如果員工拼命做事,我才會給他加工資。在這場賽局中,如果誰都不願意做先付出的一方,隔閡就此產生,雙方都得不到好結果,白白浪費雙方時間而已。

我覺得無論你是哪一方,都應當先付出尋求好的結果。如果已經付出很多,但對方還是無動於衷,那也沒什麼好後悔的。開除去找下一個員工,或是離職找下一個老闆就好了。

通過經常訓練你的主管(及時回應讓你的主管將你的反應和他的行動關聯起來),在主管之後做出會影響你的決定時,能考慮到你的反應,從而產生出最佳結果。

主管是人也不喜歡衝突,尤其是跟好員工,要麻主管之後會考慮你的反應,要麻不會。但無論如何,最終如果你決定離開,主管也不會感到意外,因為他們有很多機會有糾正問題,而你已經在離開前盡力解決問題了。

6. 用 MBTI 跟 Keirsey 氣質,改進溝通

用 MBTI 和 Keirsey 分析人格特質來改進溝通

7. 尊重指揮鏈

越級呈報很危險,請不要這樣做。繞過你的老闆,你的老闆一定會知道的。

取決於問題程度,如果只是不同意老闆決定: 用第五章的方式反應就好了。如果真的真的不同意你的老闆想要越級,請抓著你的老闆,去找老闆的老闆,一起開誠布公去講。這聽起來很難,但卻是擺脫囚徒困境的最好方式。

如果嚴重到法律問題,最好的選擇是離開。如果不能離開而要對外舉報,你得知道到了這一步你也會被公司組織排斥,並不會獲得任何獎勵,這無法拯救你的工作的。

8. 你的老闆不是你的朋友

過度分享個人生活細節,容易造成公私不分,還是要有情感距離,不然在他們做出專業決定會影響到你的職業生涯時,你會受到情感上的傷害。過度分享個人詳細訊息,然後又希望主管在決定時不要參考這些信息,這是不現實的,對你也沒有幫助。

一些公司會用家庭來描述,但實際上不是。

9. 其他議題

談扁平化組織的問題: 就是沒有管理者,但仍會有人被迫不開心處理管理工作…

遠端工作: 公司全遠端ok,混合的話就有問題,老闆可能會忘記你: 需要安排定期會議

微觀管理者的問題,主管來搶你的技術工作,讓他的管理工作沒做好: 彼得原則。但不用擔心,這問題會自我糾正,因為老闆的老闆會發現的,主管沒有時間同時做你的工作和他們的工作。

HR 問題: 他們為公司工作,只想避免法律問題,他們的工作目標不一定是解決你和你主管的衝突。而且他們不是站在員工那一邊的。

老員工的特性和相處之道,指比你年輕的人當你的主管時。

10. 總結

推動與主管的定期會議(每週一次 or 每兩週一次),其實好的主管都會這個做,如果碰到抗拒,你需要要主動推動。建議可以是20-30分鐘。

如果主管做了你不同意的事情,可用 TFT 策略,並且不要歸咎於惡意。更多時候只是主管不擅於他們的工作,就是笨而已。

反思性聆聽: 重複對方的話,可以幫助繼續對話

若真的不同意,可以說 “That turns out not to be the case” (不確定怎樣翻譯比較好) 我理解你為何會這樣想,但事實並非如此,你的建議不適用於目前情況。

你和主管的關係不是零和關係,不是說衝突都必須有贏家。跟老闆爭,即時你贏了,你也是輸。

不要避免衝突,你真正要的是被聽到。

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