搞定! GTD

 Update(2007/3/15): 新增一些參考網址。

Getting Things Done (GTD) 是一套由 David Allen 所提出來的個人行動管理流程,他分成五個部份來討論 1.蒐集 2.處理 3.組織 4.檢討 5.行動 ,核心觀念是將所有雜事組織在手邊,而不是腦海裏。別浪費時間重複思考同樣的事。因為心思會持續擔心掛念懸而未決的事情,造成擾亂跟心理壓力,而無法專心。

最高境界”心如止水”,心靈澄淨做事自然有建設性

專案企劃

  • 非正式構思更具生產力,最少的時間跟精力,創造最大績效。
  • 使用自然計畫模式:界定目標和原則,想像期望成果,腦力激盪,組織,找出下一步行動 

1.蒐集

  • 不再事事記掛於心,所有資訊集中等待處理。扔到收件夾,將事情趕出腦海
  • 絕妙的好點子很少在上班時間來訪,手邊的搜集工具是否留的住創意,才是提高生產力的關鍵。
  • 如果真的決意甩開壓力,每一處都得完成蒐集的過程。以量取勝。

2.處理 3.組織

  • 把事情想清楚,決定後續行動,清空收件夾。
  • 如果行動不超過兩分鐘,立即執行。兩分鐘是效率切割點,即使不是高優先也要現在就做。
  • 一次只能處理收件夾的一件事,而且每件事都要做出決定。
  • 不可行無須行動的事情有三種 :
    1.丟垃圾桶
    2.孵化,現在不需要做,以後也許有需要,放”也許/某一天清單”或寫入行事曆提醒 (如寫某天要把這件事重新放入行動項目)
    3.參考資料,儲存歸檔
  • 交付委派的事情,進”等候回音清單”
  • 行事曆用來特定日期跟時間的行動跟資訊,不要放每日應完成事項,沒用。
  • 沒有要立即執行的事情,製作 “行動項目” 組織分類放入”任務清單”中。
  • 任務是指多於一個行動步驟才能達成期望結局的事。
  • 其中行動項目再依照情境分類,如書房、辦公室、家裡….etc
  • “也許/將來某一天清單” 也要分類,如想買的東西、想看的電影、想吃的餐廳….etc

4.檢討

  • 每週檢查還有多少未完成事項,保持工作系統的即時性和功能性。
  • 大部分人招攬責任的速度,永遠比行事的腳步快。
  • 每件任務都應該至少有一項可以立即展開行動。

5.行動

  • 信任直覺,從行動清單中挑選執行。依據場地,時間,精力,輕重緩急。
  • 事情的輕重緩急決定於從上往下的六個層次高度,但是實務上應該先由下而上逐漸提升焦點。

其他

  • 身邊永遠要有預備書寫工具,淺意識可能會因為沒有東西紀錄成果,而抗拒動腦。
  • 焦慮和罪惡感並非來自做不完的事,而是對自己爽約的自然結果。解決方法有
    1.不輕易承諾,凡事不要看太重,事情就會少很多。
    2.完成承諾。 在不可能降低標準又不能停止接受更多任務的情況下,請考慮3
    3.重新議定承諾,重新議約不算是爽約。把事情放入系統中。
  • 如果事情只記在腦袋裡,沒有立即執行就是爽自己約。
  • 用心想事情,而非記事情。養成即使是小小承諾,也要下載到收件夾的習慣。
  • 只要把”下一步是什麼”作為最基本的堅持,工作能量及生產力都會有顯著提升。
  • 不能決定下一步,即使間單的事也會陷入膠著。
  • 聰明人愛拖延,被想像的悲劇嚇壞而不想碰。要找出下一步行動,麻痺頭腦。
  • 開會結束時,可以以 “那麼下一步該怎麼做呢? “作為結束問題,一個團體要同甘共苦,應該反應在責任上,大家都努力界定目標,分派特定的人執行,讓每個人都可以從未定事項的疑慮中獲得解放。
  • 某些組織生產力不振的癥結在於:長程專案缺乏具體的下一步行動。
  • 人們在意的事,都應註明期望的結局。這對我有什麼意義(why)?我真正要的是什麼(成功結局)?下一步該如何?

上回去參加 HappyDesigner 聚會,有看到一套 follow GTD 實作的軟體 Kinkless,不過很可惜只有MacOSX版。回家之後找了一下,其實有關 to-do list 類似的軟體很多,只是感覺都很複雜,最後找到一套 TRACKS 是follow GTD的,用起來還蠻簡單的(有點陽春就是了) ,不過令我注意的是他除了是用 Ruby on Rails 寫,還把 code 都 open source 出來了 www.rousette.org.uk/projects/ ,嘻嘻。

說到那天的聚會,聽到 lukhnos 說有個 stanford 教授用的 Structured Procrastination 有結構性的延遲做事法(?),真有意思,好像很適合懶人(?)。

其他參考網址: