RubyConf Taiwan 2012 籌辦祕辛與心得

這篇拖稿超久,堆在草稿大半年了,真是不好意思。跟往年 2010, 2011 一樣,還是要留個籌辦心得紀錄。聽眾版心得文可以看會後記錄

該怎麼描述這次的 RubyConf Taiwan 2012 呢,應該是超乎預期的成功吧。大體來說,除了 wifi 搞砸了之外,其他似乎都讓大家還蠻滿意的,特別是議程和食物 :)

時間和場地

這次跟去年一樣辦在週五週六,原因我在去年的心得有講,今年閉幕的時候也再跟大家說明了,主要是因為 Matz 週日要回到日本。如果辦在週六週日,那表示 Matz 週六一講完,就要去趕飛機了,就沒有時間跟大家聚在一起。

不過,就算之後 Matz 沒來,我以後也還是會辦在週五週六,我覺得這樣很好 1. 週日可以休息 2. Ruby 已經不是大家的 hobby 而已,佔用一個工作天,跟公司請一天(公)假,我認為很合理。同時,這也是一個門檻,因為你有拿 Ruby 來做什麼正事,你也才會願意用正事的時間來參與 Ruby conference。

也因為這次日期 12/7-8 是 Matz 建議的日期,很不幸的中研院場地沒辦法配合,五個月前就被別人借走了,所以只好另外找,也就是天母會議中心(農訓協會)。去了之後才發現那是一家正在試營運的飯店,有廚房餐廳跟住宿房間,可以一併解決。後來發現這真是方便極了。我們大概有兩成的與會人有訂房需求,包括我自己。天母這地方也很方便,附近非常多好吃的餐廳,會議結束後,可以很方便的揪團吃飯。不像之前中研會,得亂七八糟的叫車才能把講者們帶去吃飯。

食物

我一直很懷念以前 OSDC.TW 中午吃 Buffet 自助餐,覺得很有感覺,每個人吃多吃少都不一樣,比較不會浪費食物。而且我覺得相較於便當,有助於聊天的氣氛。當然,便當還是方便又安全的選擇。這個飯店的後台是農會,所以用料不錯實在,是好吃的原因之一。另外, 這次的預算本來抓一人兩天 $230 (中餐+茶點),結果飯店弄錯了,變成一人兩天 $230 (中餐),茶點另計。這應該是好吃的另一個原因… XD

Wifi

場勘的時候就知道場地的無線網路不行,所以有花錢多申請中華電信光纖和請人架設無線基地台,但是臨場一用發現設定沒有最佳化,所以就一整個爛掉了,幫忙來安裝的人又不在現場,就杯具了。好在場地雖然在B1,但是還收的到3G網路,所以連我自己也是改用3G了。

贊助

特別感謝 Ruby China 社群的牽線,讓我們可以拿到中國 Cloud Foundry 的贊助。這次國內有在使用 Ruby 的公司也非常捧場,很順利都答應贊助。這幾年拉贊助的心得就是兩個字:”義氣”。沒有義氣,對Ruby和社群沒有愛,只跟廠商談”利益”,真的會累死你。當然,這可能只適用於中小型的研討會,我們需要的贊助金額不是這麼的大,所以這招行的通。

售票

跟往年一樣,專業研討會的門票當然是要有價的。因為去年售票的速度不快,有點擔心今年,所以就把票價下降了一些(1500->1200),沒想掉門票賣超快,只花了一個小時就賣光了,導致很多人直接寄email過來詢問還有沒有。明年得找更大的場地了,應該可以挑戰中研院的國際會議廳了。

收支

去年總預算是3X萬,今年成長到4X萬,以下是大概的項目。

  • 收入部分

    • 贊助佔29萬
    • 門票佔13萬
  • 支出部分

    • 場租 7萬
    • 中餐 7萬
    • 茶點 4萬
    • Party 5萬
    • 國外邀請講者機票和車馬費 6萬
    • 國外邀請講者、工作人員住宿 4萬
    • 晚餐(講者&贊助商) 5萬
    • 現場專業工作人員車馬費 4萬
    • 雜支(網路/Taxi/禮品/紀念品) 4萬

議程

去年的籌辦心得就有提到一個重點是,RubyConf 的主角是 Ruby,不是 Rails。Ruby 的應用,也不只是只有 Web。因此在選題上,就會注重在組合不同議題跟不同應用。除了邀請了 Matz, Ko1, Akari, Freefom 之外,就是承蒙大家投稿支持,才能夠組出了 Ruby internal, Ruby 2.0, mruby, Devops, Concurrency, Mobile, Agile, Web application 這樣多元的議程菜單,也非常高興能夠得到 SHIBATA 這樣的讚美。

這次的 Lightening Talks 也非常多,多到可以拆成兩天份,真是不錯。

演講語言

這次14個小時的主議程,只有4小時的中文議程,其他都是英文。我個人是覺得很棒,對於了解演講內容並不會有太大的阻礙。但是有些會眾似乎對於有些講者臨時改用英文不是很很諒解,容我說明一下。這次的聽眾我估計大約有1~2成是完全不懂中文的,而英文對絕大部分的人多多少少都能聽懂。因此我的確有建議講者,如果對於英文演講沒問題有把握,可以考慮改用英文,好讓最多人能夠了解,畢竟如果有人完全聽不懂,其實是蠻掃興的事情。以下是個別從中文改用英文的講者情況:

  • David 其實我沒有跟他確認要用什麼語言,他一開始講中文,講一講之後就改用英文了。我猜想主要原因可能是他用英文講技術很習慣,加上他也希望大家都能聽懂。
  • jserv 的題目是 mruby,他一上台就發現 Matz 坐在第一排他正前方聽他說話,Matz 是 mruby 的最主要作者,這情境如果他講中文不是很無趣嗎,jserv 希望能夠將他們的code合併回upstream。
  • thegiive 隔天就要去美國講一樣的題目,所以橫豎他是要用英文準備演講。
  • Richard 的英文真好,他也是希望大家能夠聽懂。

anyway, 我是覺得如果台灣講者講英文溜,內容又希望外國人也可以聽懂的話,就可以用英文進行。下次會注意在徵稿時就註明好語系,避免當天才換的情況。

我自己私心是希望英文場次多一點,這樣之後才可以吸引到更好的國際講者,提昇外國朋友來參加的人數。我想這次就是因為英文場次變多,所以才這麼多日本開發者過來吧(這次的聽眾還有來自香港、新加坡、德國、瑞士等地)。本地社群聚會自己人都聊很多了,我想 Conf 應該最好有不同的刺激,有來自不同國家的人才有趣。

創造對話

講者、強者之間的對話,更能激發火花。我自己也常是講者,每次下台如果有人來問問題和討論,都會覺得非常高興。我認為對講者來說,講完後有人對他演講內容有高度興趣、能夠進行深度的交流,會是講者參加研討會最大的收穫跟高興的事情。

當然,除了演講本身是否精彩,身為主辦單位更要主動創造交流的情境跟可能性。你得把有相同興趣的人湊在一起,看看會不會發生化學反應。Jserv 和 Matz、Freedom 和 Sasada san,我都在現場聽到他們的交流,非常有意思。會後 Godfat 也跟 Ko1 聊了很多,還留下了,我也旁聽得津津有味。

聽眾之間自發的聚會也很令人高興,例如第一天晚上:

Party

點子來自 RubyKaigi,有個 Official Party 的活動,讓大家晚上還可以繼續聊天。我們在天母找了一間酒吧包了一晚,本來還有點擔心會冷場,沒想到可能是有酒精助興,非常熱絡,聊了很多八卦話題(喂喂~~不是聊技術嘛?)

臨時的 Matz 見面會

因為 Matz 的飛機比較早到,他問我們有沒有安排什麼活動。所以我們就想到可以安排一場見面會。因為準備的時間很趕,所以很可惜我覺得辦的不是很好。非常感謝 xdite 帶立可拍相機來,讓大家可以有額外收穫 :)

工作人員

這次依舊人力非常精簡,主要是慕凡和我,龍哥和 pct 也有給一些幫忙。其他現場人力則是 OSSF 的支援,第一天早上報到人力還吃緊,感謝小蟹和澤清的幫忙。

其他心得

  • weijen 說,當 matz 在 party 跟他們說這是他參加過最好的conf之一,他們都覺得好 proudly 啊!!
  • 這次有請厲害的主持人,不像以往自己主持跑來跑去,我只要告訴他要講什麼,就會有日文、英文和中文的廣播。超贊。
  • 跟上一次的 conf 不太一樣,這次幾乎沒有考慮初學者了。以前會想說安排一整天的入門議程,這次就不這麼想了,入門的東西在家找資料就會了,conf talk 不應該是上課教學。聽不懂沒關係,拓展視野才是參加 conf 最重要的事情,甚至比學習新知更重要,這會讓你謙虛。
  • 下次規模更大的話,應該得再多找一些人手了。超多細節這次還是沒有做好,而且我們還有好多 conf 點子沒有做,例如 official chatroom 等。
  • 大家在問下一次 RubyConf Taiwan 什麼時候,不知不覺有個規律是相隔16個月辦一次… XD 所以下一次預計是 2014/4。
  • 最近看到一些 conf 的好的改變,提高邀請講者的比率以增加研討會品質、增加 Lightening talk 比例,兩天都排LT。寧可提高門票價格,也不要放行無趣的贊助商議程等等。

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